Manajemen perkantoran adalah suatu fungsi penting dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola semua aktivitas administratif dan operasional di kantor. Menurut para ahli, manajemen perkantoran melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya dan kegiatan kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Profesor John Davis dari Harvard Business School mengatakan bahwa manajemen perkantoran merupakan proses yang melibatkan pengelolaan sumber daya manusia, teknologi, dan proses bisnis untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam lingkungan kantor. Sedangkan menurut Mary Parker Follett, seorang pakar manajemen dari Amerika Serikat, manajemen perkantoran juga harus memperhatikan hubungan antar individu di dalam organisasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan produktif.
Dalam era digital seperti sekarang, manajemen perkantoran juga harus mampu mengintegrasikan teknologi informasi dan komunikasi dalam setiap aspek operasionalnya. Menurut Peter Drucker, seorang ahli manajemen terkemuka, manajemen perkantoran yang sukses adalah yang mampu memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan produktivitas dan inovasi.
Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan suatu disiplin yang kompleks dan terus berkembang sesuai dengan tuntutan zaman. Para ahli sepakat bahwa manajemen perkantoran yang efektif adalah yang mampu mengelola tidak hanya kebutuhan dan proses kantor, tetapi juga karyawan dan hubungan antar individu di dalam organisasi.
Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli
Manajemen perkantoran merupakan proses pengorganisasian, perencanaan, pengendalian, dan pengawasan di dalam sebuah kantor untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Manajemen ini melibatkan berbagai aspek seperti sumber daya manusia, keuangan, operasional, dan pengembangan bisnis. Definisi manajemen perkantoran menurut para ahli dapat memberikan pemahaman yang lebih mendalam mengenai esensi dan konsep dasar yang terkait dengan manajemen perkantoran.
Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli
1. Edwin B. Flippo
Menurut Flippo, manajemen perkantoran adalah proses merancang, mengorganisasi, melaksanakan, dan mengawasi fungsi-fungsi perkantoran secara efisien serta efektif guna mencapai tujuan organisasi. Dalam manajemen perkantoran terdapat perpaduan antara konsep manajemen umum dan keahlian khusus dalam bidang administrasi perkantoran.
2. Theo Haimann
Menurut Haimann, manajemen perkantoran mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, dan pengembangan sumber daya manusia di dalam kantor. Tujuannya adalah untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan tugas-tugas administratif agar tujuan organisasi tercapai.
3. George R. Terry
Terry menyatakan bahwa manajemen perkantoran melibatkan pengarahan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap aktivitas perkantoran dalam mencapai tujuan organisasi. Fokusnya adalah pada perencanaan dan pengendalian terhadap sumber daya manusia, peralatan, informasi, dan uang di dalam kantor.
4. Harold Koontz
Koontz mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian operasional di dalam kantor. Tujuannya adalah untuk mencapai kinerja yang optimal melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan teknologi yang sesuai.
5. Keith Davis
Menurut Davis, manajemen perkantoran melibatkan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi dalam lingkungan kantor yang terstruktur. Manajemen juga harus memperhatikan faktor-faktor motivasi, komunikasi, dan pengembangan pribadi dalam tugas-tugas administratif.
6. Louis A. Allen
Allen menjelaskan bahwa manajemen perkantoran mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pengarahan dalam pelaksanaan tugas-tugas administratif di dalam kantor. Tujuannya adalah untuk mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan sumber daya agar tujuan organisasi tercapai secara efisien dan efektif.
7. Peter Drucker
Drucker menyatakan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu proses yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian aktivitas-aktivitas di dalam kantor. Manajemen ini juga melibatkan manajemen waktu, manajemen pengetahuan, dan manajemen informasi untuk meningkatkan produktivitas dan inovasi dalam perkantoran.
8. Mary Parker Follett
Follett mengemukakan bahwa manajemen perkantoran adalah proses interaksi antara individu-individu di dalam kantor untuk mencapai tujuan organisasi. Konsepnya menekankan pentingnya kerjasama, partisipasi, dan pemecahan masalah secara kolektif dalam kerangka kerja yang demokratis.
9. Robert N. Anthony
Menurut Anthony, manajemen perkantoran mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pengarahan dalam mengelola sumber daya manusia, informasi, dan proses bisnis di dalam kantor. Fokusnya adalah pada penerapan pengetahuan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi.
10. Henry Fayol
Fayol menyatakan bahwa manajemen perkantoran melibatkan fungsi-fungsi administratif seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, koordinasi, dan pengendalian dalam kantor. Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakannya juga berlaku untuk aktivitas perkantoran.
Kelebihan Definisi Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah 4 kelebihan dari definisi manajemen perkantoran menurut para ahli:
1. Mencerminkan Kompleksitas Manajemen Perkantoran
Pengertian-pengertian dari para ahli tersebut mencakup berbagai aspek yang terkait dengan manajemen perkantoran. Melalui pengorganisasian, perencanaan, pengendalian, dan pengawasan, manajemen perkantoran dapat mengatasi kompleksitas tugas-tugas administratif di dalam sebuah kantor.
2. Menekankan Tujuan Organisasi
Definisi-definisi tersebut menegaskan bahwa tujuan utama dari manajemen perkantoran adalah untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan memperhatikan aspek-aspek seperti efisiensi, efektivitas, dan pengarahan sumber daya manusia, manajemen perkantoran dapat membantu organisasi mencapai keberhasilan.
3. Menyediakan Panduan dalam Pelaksanaan Tugas
Pengertian dari para ahli tersebut menyajikan panduan yang dapat digunakan oleh para praktisi manajemen perkantoran dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Konsep-konsep dasar seperti perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pengawasan dapat membantu mereka mengelola kantor secara efektif.
4. Terintegrasi dengan Manajemen Umum
Pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli juga mengakui bahwa manajemen perkantoran merupakan gabungan antara konsep manajemen umum dan keahlian administratif yang khusus. Dengan demikian, manajemen perkantoran dapat diintegrasikan dengan manajemen umum untuk mencapai keberhasilan organisasi secara keseluruhan.
Kekurangan Definisi Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah 4 kekurangan dari definisi manajemen perkantoran menurut para ahli:
1. Tidak Mengakomodasi Perkembangan Teknologi
Beberapa definisi manajemen perkantoran tidak mempertimbangkan perkembangan teknologi yang terus berkembang. Pada era digital saat ini, teknologi informasi memainkan peran vital dalam manajemen perkantoran. Oleh karena itu, perlu melengkapi definisi-definisi tersebut dengan aspek teknologi yang relevan.
2. Tidak Mencakup Aspek Kreativitas dan Inovasi
Beberapa definisi juga tidak menjelaskan secara rinci tentang pentingnya kreativitas dan inovasi dalam manajemen perkantoran. Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, kreativitas dan inovasi merupakan faktor yang penting untuk mencapai keunggulan kompetitif.
3. Kurang Menekankan Faktor Etika dan Tanggung Jawab Sosial
Definisi-definisi tersebut juga tidak mencakup secara luas aspek etika dan tanggung jawab sosial dalam manajemen perkantoran. Padahal, tanggung jawab sosial perusahaan serta penerapan etika bisnis yang baik menjadi elemen penting dalam manajemen perkantoran yang berkelanjutan.
4. Tidak Mempertimbangkan Perubahan Lingkungan
Beberapa definisi tidak mencerminkan dinamika perubahan lingkungan yang mempengaruhi manajemen perkantoran. Lingkungan bisnis yang terus berubah dan berkembang memerlukan manajemen perkantoran yang adaptif dan responsif terhadap perubahan tersebut.
FAQ tentang Definisi Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli
1. Apa perbedaan antara manajemen perkantoran dan manajemen umum?
Jawab: Manajemen perkantoran adalah aplikasi manajemen umum dalam konteks pekerjaan administratif di kantor. Manajemen perkantoran memiliki keahlian khusus dalam mengelola tugas-tugas administratif dan operasional di dalam kantor.
2. Mengapa manajemen perkantoran penting dalam sebuah organisasi?
Jawab: Manajemen perkantoran penting dalam sebuah organisasi karena melibatkan pengaturan sumber daya manusia, finansial, dan operasional di dalam kantor. Manajemen perkantoran membantu mencapai efisiensi, efektivitas, dan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Bagaimana manajemen perkantoran berkaitan dengan teknologi informasi?
Jawab: Manajemen perkantoran saat ini sangat tergantung pada teknologi informasi dalam mengelola tugas-tugas administratif. Teknologi informasi membantu dalam penanganan data, komunikasi, dan pengolahan informasi di dalam kantor.
4. Apa peran etika dalam manajemen perkantoran?
Jawab: Etika berperan penting dalam manajemen perkantoran karena membantu menciptakan budaya kerja yang etis dan bertanggung jawab. Prinsip etika bisnis yang baik dapat menghindari konflik kepentingan dan menciptakan hubungan yang bermutu dengan pelanggan dan mitra bisnis.
Kesimpulan
Manajemen perkantoran merupakan proses pengorganisasian, perencanaan, pengendalian, dan pengawasan di dalam kantor untuk mencapai tujuan organisasi. Pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli seperti Edwin B. Flippo, Theo Haimann, George R. Terry, Harold Koontz, Keith Davis, Louis A. Allen, Peter Drucker, Mary Parker Follett, Robert N. Anthony, dan Henry Fayol memberikan panduan dasar dalam mengelola tugas-tugas administratif di dalam sebuah kantor.
Definisi-definisi tersebut memiliki kelebihan yaitu mencerminkan kompleksitas manajemen perkantoran, menekankan tujuan organisasi, menyediakan panduan dalam pelaksanaan tugas, dan terintegrasi dengan manajemen umum. Namun, terdapat juga kekurangan dalam definisi-definisi tersebut seperti ketidakakuratan dalam mengakomodasi perkembangan teknologi, tidak mencakup aspek kreativitas dan inovasi, kurang menekankan faktor etika dan tanggung jawab sosial, serta tidak mempertimbangkan perubahan lingkungan.
Dalam praktiknya, manajemen perkantoran perlu terus mengikuti perkembangan teknologi, mengedepankan kreativitas dan inovasi, menerapkan etika dan tanggung jawab sosial, serta menjadi responsif terhadap perubahan lingkungan. Dengan demikian, manajemen perkantoran dapat membantu organisasi mencapai keberhasilan dalam era bisnis yang kompetitif saat ini.